Современный электронный документооборот даёт нам массу возможностей, однако иногда без цифровой подписи не обойтись. Именно она обеспечивает юридическую силу электронным документам, позволяя подписывать контракты, заявки и даже общаться к госорганами без физического посещения офисов.
В этой статье разберём, как оформить цифровую подпись бесплатно и при этом соблюдать законодательные требования и правила безопасности.
Что такое электронная цифровая подпись (ЭЦП)
Определение и основные понятия
Электронная цифровая подпись — это особый реквизит электронного документа, который удостоверяет его подлинность и закрепляет авторство. Процесс основан на криптографической защите, а сам результат хранится в файле или специализированном хранилище.
Если вы задумались, как сделать электронную подпись, важно понимать, что она бывает нескольких типов и каждая имеет разную юридическую силу.
Виды электронных подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная
-
Простая: используется для внутренних или не слишком значимых операций, не требует особых подтверждений.
Простая электронная подпись – это привычные способы подтверждения личности в сервисах и приложениях, вроде кодов из SMS, скретч-карт или пар «логин–пароль». Формируется самим приложением или сайтом, где её используют, и указывает на то, что конкретный пользователь является автором действия.
-
Неквалифицированная: создаётся удостоверяющим центром, но не наделена максимальными правовыми гарантиями.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) формируется за счёт криптографических программ, используя пару закрытого и открытого ключей. Закрытый ключ (хранящийся у владельца на защищённом носителе или в ПК) нужен для создания подписей, а открытый ключ распространяется среди получателей документов, чтобы они могли проверить подлинность подписи. Сертификат НЭП выдают удостоверяющие центры, хотя закон позволяет обойтись и без него, если так оговорено в соглашении.
-
Квалифицированная: самая надёжная и юридически значимая. Выдаётся специальным удостоверяющим центром, включённым в реестр государственных органов.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) отличается более жёстким госрегулированием и формируется аналогично НЭП, но всегда сопровождается квалифицированным сертификатом, утверждённым приказом ФСБ России или другими государственными органами в других странах. Программное обеспечение для КЭП сертифицировано государственной службой безопасности, а выдавать соответствующие сертификаты могут только аккредитованные удостоверяющие центры. КЭП нужна для сдачи отчётности, участия в электронных торгах, взаимодействия с госсистемами и обмена официальными документами.
Зачем нужна электронная подпись
Вопрос «зачем нужна электронная подпись» возникает у многих, кто только знакомится с цифровым документооборотом. Однако спектр применения очень широк.
Юридическая значимость электронных документов
-
С помощью ЭЦП можно заверять контракты и договоры, которые без цифровой подписи не имели бы законной силы.
-
Подписанный документ признаётся действительным в суде, если сертификат электронной подписи корректен.
Сферы применения ЭЦП
Государственные услуги и взаимодействие с госорганами
-
Оформление заявлений на портале «Госуслуги».
-
Подача налоговых деклараций через сайты государственных инстанций.
-
Получение выписок и справок без физического визита.
Бизнес-процессы и электронный документооборот
-
Отправка отчётности в ФНС, Пенсионный фонд и другие ведомства.
-
Заключение сделок с контрагентами, обмен актами и счетами-фактурами.
-
Ускоренное согласование внутренних приказов.
Личные цели: подписание договоров, заявлений и т.д.
Можно оформлять доверенности, заявления на предоставление сервисов, подписывать внутренние документы.
Как бесплатно получить электронную подпись
Многие думают, что ЭЦП — это платная услуга, но на самом деле есть несколько способов как оформить цифровую подпись бесплатно. Например, некоторые граждане имеют право получить эцп онлайн благодаря госпрограммам.
Получение ЭЦП через ФНС России
В России один из методов как получить эцп без дополнительных затрат — обратиться в Федеральную налоговую службу.
Кто имеет право на бесплатную ЭЦП
-
Руководители компаний, ведущие деятельность в РФ.
-
Индивидуальные предприниматели, обязанные сдавать отчётность в электронном виде.
-
Физические лица, в определённых случаях использующие сервисы ФНС для сдачи деклараций.
Если вы задумываетесь, как сделать электронную подпись бесплатно, уточните на сайте ФНС, попадаете ли вы под эту категорию.
Пошаговая инструкция по получению ЭЦП в ФНС
-
Заранее подготовьте паспорт, СНИЛС и ИНН (или другие документы, которые может запросить ведомство).
-
Запишитесь в налоговую инспекцию, возьмите флешку или защищенный носитель.
-
Придите в назначенный день, оформите документы, получите сертификат электронной подписи.
-
Проверьте работоспособность ключа ЭЦП в специальном приложении, которое выдаёт налоговая.
Оформление ЭЦП через портал Госуслуги
Если вы хотите оформить всё ещё проще, можно воспользоваться сайтом «Госуслуги».
Использование приложения «Госключ»
-
Установите мобильное приложение, авторизуйтесь через учётную запись Госуслуг.
-
Пройдите быструю идентификацию.
-
Получите квалифицированную либо неквалифицированную подпись — зависит от сценария использования.
Требования и необходимые документы
-
Аккаунт на «Госуслугах» должен иметь статус «подтверждённый».
-
Требуется удостоверение личности (паспорт) и СНИЛС, при желании подключаются сервисы для упрощения идентификации.
-
Если у вас уже есть подтверждённый профиль, зачастую можно сразу получить ключ, не выходя из дома.
Как использовать электронную подпись
Когда вы закончили этап получения эцп, возникает следующий вопрос: что с ней делать?
Подписание электронных документов
-
Открываете документ (PDF, DOCX или другой формат) в специальной программе для документооборота.
-
Выбираете пункт «Подписать ЭЦП», после чего указываете свой ключ.
-
Итоговый файл приобретает юридическую силу.
Проверка подлинности ЭЦП
-
Чтобы убедиться, что подпись действительно принадлежит вам или вашему контрагенту, используется специальный софт или удостоверяющий центр.
-
При несовпадении данных сертификат считается недействительным.
Хранение и безопасность ключей электронной подписи
-
Рекомендуется хранить ключ на защищённом носителе (USB-токен или смарт-карта).
-
Не передавайте пароль и сам носитель третьим лицам, чтобы не подвергать себя риску подделки.
Для многих людей главная цель — сделать электронную подпись, не переплачивая за коммерческие удостоверяющие центры. Описанные методы — через ФНС или «Госуслуги» — помогают получить эцп онлайн и пользоваться ей в государственных и коммерческих сервисах.
Заглядывайте в статьи:
Почему важно использовать уникальные пароли для каждой учетной записи
Готовые аккаунты для бизнеса: как выбрать и где купить
Как создать красивую презентацию: топ сервисов для начинающих
Если вы сомневаетесь, зачем нужна электронная подпись, вспомните, что она даёт возможность подписывать документы, имеющие юридическую силу, не выходя из дома. Так что, если хотите электронную подпись, присмотритесь к этим официальным вариантам — и вы сможете сэкономить время и деньги, получив сертификат без лишних хлопот.
